Paluu toimistolle - Mitä huomioida hybridityön järjestämisessä?
Toimistoille paluu ja etätyösuosituksen päättyminen on nyt todellisuutta. Valtaväestö kuitenkin haluaa tehdä töitä niin toimistolla kuin etänä.
Tukevatko yrityksenne työympäristöt ja erityisesti neuvotteluhuoneet työn paikattomuutta?
Kokosimme tähän artikkeliin käytännön vinkit, joita noudattamalla varmistat sujuvamman paluun toimistoille.
Artikkelin sisällysluettelo
1. Työelämän muutos
Modernia työelämää leimaa muutos. Etätyösuosituksen poistuttua, paluuta vanhaan toimintamalliin ei enää ole. Tuoreen tutkimuksen mukaan täysin etänä ei kuitenkaan tulla jatkossa toimimaan.
Asenteet uusia työskentelymalleja kohtaan ovat muuttuneet pakon sanelemana salamannopeasti. Praecom Groupin teettämän Muuttuva Työ 2021 -kyselytutkimuksen mukaan 78 % HR- ja ICT-päättäjistä kertoo yritysten suhtautuvan positiivisesti etätöiden tekemiseen.
Toimitiloista onkin tulossa sosiaalisia kohtaamispaikkoja, joissa ei välttämättä tarvita neliöitä tai omaa työpistettä jokaiselle. Teknologian tulee olla taustatekijä, jotta fokus on varsinaisessa tekemisessä ja tilaa on myös inhimilliselle kohtaamiselle. Vaikka moni kokee 100 % onnistuneet kokoukset mahdottomiksi, yhtiön asiakkaille ne ovat normaali osa arkea.
Mitkä asiat tulevat muutoksessa vastaan?
✔️ Hybridipalaverien onnistuminen
✔️ Työympäristöjen konseptointi
✔️ Tilankäytön optimointi
✔️ Tilaratkaisut käyttötapauksiin
✔️ Kokousteknologiaviidakon selkeyttäminen
✔️ Työympäristöjen käyttäjäpolut
Praecom auttaa asiakkaitaan onnistumaan tässä muutoksessa.
2. Hybridikokous
Hybridikokouksilla tarkoitetaan palavereita, joissa osa osallistujista on kokoushuoneessa yhdessä läsnä ja osa tulee omilta päätteiltään tai laitteiltaan mukaan etänä. Uskomme vahvasti siihen, että monipaikkainen työskentelymalli on tullut jäädäkseen. Todennäköisesti myös teidän organisaatiossanne tullaan jatkossa pitämään enenevissä määrin hybridipalavereita.
Onko teillä kyvykkyydet tehdä niistä onnistuneita ja osallistavia?
2.1 Hybridikokous etäosallistujan kannalta
Etäosallistujan näkökulmasta teknologia on vain yksi ulottuvuus. Etätyöskentelyyn tarvitaan laadukas kamera, mikrofoni, äänentoisto, verkkoyhteys, työtila ja näyttö. Inhimilliseltä kannalta etäosallistuja toivoo, että hän on palaverissa tasa-arvoisessa tilanteessa kokoushuoneessa läsnä oleviin nähden. Hybridipalavereissa etäosallistujat pitää pystyä huomiomaan sopimalla käytännöistä, joilla varmistetaan, että keskustelua ei käydä vain kokoushuoneessa läsnä olevien kesken.
Etäosallistuja haluaa kuulua ja näkyä laadukkaasti kokoushuoneessa läsnä oleville.
✔️Teknologian toimivuus
✔️Tasa-arvon tunne ja osallistaminen
✔️Näkyvyys ja kuuluvuus muille
2.2. Hybridikokous kokoushuoneessa osallistuvan kannalta
Paikaton työ on tullut jäädäkseen. Microsoft Teams-, Cisco Webex- ja Zoom videopalavereiden käyttö on kasvanut räjähdysmäisesti. Kun monet palaavat toimistolle, yhä useampi tulee myös jäämään töihin kotitoimistolle.
Teknologian kannalta tässä kohtaan vastaasi saattaa tulla haaste: Teams -videopalaverit eivät toimikaan mutkattomasti neukkareissa. Seurauksena on, että etä- ja toimistotyöntekijät eivät saa toisiinsa yhteyttä sujuvasti, jolloin palavereihin joudutaan osallistumaan omilta työasemilta myös toimistolta. Tämä malli ei mahdollista laadukasta kokouskokemusta ja hyvää vuorovaikutusta.
Hybridikokoukset eivät toimi, jos neukkarissa käytössä on yhden osallistujan läppäri, Teams ja kiekkokaiutin. Vuorovaikutus jää puuttumaan.
Varmista, että videoneuvottelupalvelusi ja -laitteesi keskustelevat keskenään, ja toimistollasi neuvottelukokemus on mutkaton. Parhaimmillaan käyttökokemus on silloin, kun työntekijät voivat liittyä oikeaan kokoukseen yhtä nappia painamalla.
Kuinka rakennamme puitteet onnistuneelle hybridikokoukselle?
Pitkä tarina lyhyesti:
✔️Huolehdimme, että kaikki tulevat kuulluksi ja nähdyksi tasavertaisesti.
✔️Huomioimme käyttökokemuksen erilaisten tilojen suunnittelussa.
✔️Valitsemme sopivat laitteet, sovellukset ja varustelut listaamalla konkreettisia suosituksia.
✔️Varmistamme, että erilaiset tilat, laitteet ja neuvottelupalvelut toimivat yhteen.
Jos haluat lukea aiheesta lisää, lue kokoustilojen uudistajan artikkelimme, jossa kerromme aiheesta huomioiden erilaiset tilat. Mieluiten kuitenkin otamme kanssasi palaverin, jossa käymme asioita läpi juuri teidän organisaationne näkökulmasta.
3. Työympäristöjen konseptointi
Laaja skaala palveluntarjoajia ja sisäisiä vastuuhenkilöitä vastaavat pienistä osakokonaisuuksista työympäristöissä. Joku vastaa fyysisistä tiloista ja on tehnyt joitakin hankintoja, kuten tilankäytön seurannan työkalut. Toinen vastaa kalusteista ja niiden toimivuudesta. Kolmas hankkii kaiken AV-tekniikan ja neljäs IT:n. Tuloksena on usein kokonaisuus, jossa vastuurajapinnat ovat sekaisin.
Siksi me Praecomilla lähestymme asiakkaidemme työympäristöjä konseptikirjan kautta, jossa määritellään kuka vastaa ja mistä. Tällöin kokonaisuus on mietitty järjellä.
✔️ Työympäristöjen kokonaisuus hallintaan
4. Tilankäytön optimointi
Tilat tulevat vaatimaan jatkossa yhä enemmän kyvykkyyksiä hybridipalavereihin ja 1-1 videoneuvotteluihin. Yritysten tulisi pystyä maksimoimaan tilaratkaisuilla neuvottelukokemuksen onnistuminen nyt ja tulevaisuudessa. Jopa joka neljäs yritys miettii jo tällä hetkellä, pitäisikö muuttaa pienempiin tiloihin työn paikattomuuden myötä. On löydettävä keinot, joilla pystytään mittaroimaan esimerkiksi tilojen käyttöasteita tai muita oleellisia tunnuslukuja, joilla varmistetaan tilojen sopivuus käyttöön nähden.
Praecom tarjoaa älykkäitä ratkaisuja työpaikoille, joilla saadaan juuri tällaista statistiikkaa, mikä helpottaa tiloista vastaavien päätöksentekoa.
✔️ Toimitilapäätökset tietoon perustuen
5. Kokousteknologiaviidakon selkeyttäminen
Tutkimuksemme mukaan yli 50 % IT- ja HR-päättäjistä aikoo panostaa jatkossa etäkokousten laatuun entistä enemmän. Videoneuvottelulaitteet tarjoavat laadukkaimman videoneuvottelukokemuksen. Haasteena on eri organisaatioiden väliset palaverit, joita pidetään Teamsissa, Zoomissa, Google Meetissä tai Webexissä. Videoneuvottelulaitteilla ei yksinkertaisesti pääse palaveriin sisään, jos laitteita ja videoneuvottelupalveluita ei ole saatettu yhteen. Tämä johtaa siihen, että laadukkaita laitteita ei päästä käyttämään, vaan joudutaan tulemaan palaveriin työasemalta.
Praecomin integraatiopalvelu ratkaisee tämän ongelman. Olemme integroineet videoneuvottelupalveluja yhteen yli 10 vuotta, joten tässä ei ole meille sinänsä mitään uutta.
✔️ Teknologiat hallintaan
6. Työympäristöjen käyttäjäpolut
Yrityksen IT:n näkökulmasta käyttäjäkokemuksen onnistuminen on kriittinen asia. Jos teknologia ei toimi, tuottavuus ja viihtyvyys kärsii. Tänä päivänä digitaalisuus on läsnä työpäivissä siinä määrin, että työntekijäkokemus ja IT-ratkaisut kulkevat käsi kädessä.
Me Praecomilla olemme selvittäneet asiakkaidemme loppukäyttäjien tyytyväisyyttä, jonka pohjalta olemme tehneet asiakkaillemme konkreettisen ratkaisuehdotuksen työympäristön kehittämiseen tutkittuun tietoon perustuen.
✔️ Käyttäjäkokemus keskiöön
✔️ Käyttäjäymmärrys tutkitun tiedon pohjalta
Ota yhteyttä ja laitetaan toimisto kuntoon yhdessä.
Miika Liljedahl
Senior Advisor, Group CEO