Mitä isompi titteli, sitä enemmän aikaa menee kokouksiin. Johtamiseen, ohjaukseen, tiimipalavereihin…

Aika on rahaa, ja sen takia on tärkeää, että kokoukset ovat onnistuneita.

Tässä blogissa esittelen sinulle onnistuneen kokouksen kaavan. Se perustuu omiin kokemuksiini sekä lukuisiin laadukkaisiin nettilähteisiin.

Käytä onnistuneen kokouksen kaavaa, kun valmistaudut kokoukseen tai kun arvioit miten palaverisi meni.

 

1. Päätä kokouksen tavoite

Kun olet järjestämässä kokousta, määrittele kokoukselle tavoite.

Päätä, mikä on esimerkiksi kuukausittaisen tiimipalaverisi tavoite? Entä miksi asiakkaan kannattaisi tulla myyntitapaamiseen?

“When leaders know how to lead great meetings, there’s less time wasted and less frustration. We have more energy to do the work that matters, realize our full potential, and do great things.”
-Justin Rosenstein, Co-Founder, Asana

 

2. Kutsu paikalle vain tarvittavat henkilöt

Erään tutkimuksen mukaan jopa 39 prosenttia palaveeraajista on joskus pilkkinyt kokouksen aikana.

Kutsu kokoukseen vain ihmiset, joita palaverin aihe koskee ja jotka voivat osallistua päätöksentekoon. Näin palaverissa on hyvä tekemisen meininki ja kaikki pysyvät hereillä.

Jätä pois kutsulistalta ne, joille riittää kokouksen johtopäätös “FYI”-pohjalta. Säästät kaikkien työaikaa.
 

3. Lähetä agenda osallistujille etukäteen

Valmistautuminen on yksi 100% onnistuneen kokouksen avaimista. Kun palaverin osallistujat tietävät etukäteen, mitä odottaa, päästään palaverissa nopeammin itse asiaan.

Jos palaverin alku täytyy käyttää asian esittelyyn, ei haluttuun johtopäätökseen välttämättä päästä ollenkaan.

“By failing to prepare, you are preparing to fail.”

-Benjamin Franklin

 

4. Varmista toimiva tekniikka

Kaikki meistä ovat varmasti olleet tilanteessa, jossa palaverin alkua hidastaa jokin tekninen ongelma - tapahtui kokous sitten livenä, etänä tai sekä että.

Praecomin oman tutkimuksen mukaan on erittäin yleistä, että ensimmäiset 15 minuuttia palaverin alusta kuluu teknisten ongelmien korjailuun.

Jotta tämä ei tapahtuisi, kannattaa palaverin järjestäjän varmistaa etukäteen mahdollisimman pitkälle että kaikki tekniikka toimii sekä kommunikoida etukäteen millä välineellä palaveriin voi osallistua.

Parempi vaihtoehto on laittaa neuvottelukokemus kuntoon koko yrityksen tasolla. Silloin työntekijät voivat luottaa toimivaan tekniikkaan ja liittyä kokoukseen vapaasti haluamallaan tavalla.

Miten tämä tehdään? Lataa oppaamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”.

 

5. Keskity kokouksessa olennaiseen

Palaverin agendassa on hyvä määritellä etukäteen, miten paljon aikaa käytetään minkäkin asian käsittelyyn - ja pitää tästä kiinni.

Palaverin järjestäjänä sinun kannattaa myös varmistaa, että kaikki asianosaiset saavat suunvuoron, ja palaverissa pysytään asiassa.

 

6. Määrittele seuraavat askeleet

Jotta palaverissa päätetyt asiat toteutuvat, on tärkeää kerrata lopuksi päätetyt asiat ja jatkotoimenpiteet: kuka tekee mitä ja koska.

Lisäksi tärkeää on päättää, milloin ja miten asiaan palataan.

 

7. Jaa muistiinpanot ja tee sovitut asiat

Jaa palaverin johtopäätös ja jatkotoimenpiteet kaikille osallistujille ja muille asianosaisille.

Jokainen vastaa tahollaan siitä, että sovitut asiat toteutetaan.

 

8. Seuraa edistymistä

Palaverissa päätettyjen asioiden edistymistä voidaan seurata esimerkiksi jatkopalaverilla.

Kokouksessa käytyä keskustelua voidaan jatkaa myös tiimityövälineen chatissä - esimerkiksi Cisco Sparkissa.

 

Yhteenveto

“Olipa hyvä palaveri.”

Toivottavasti saat kuulla tämän yhä useammin palaverin jälkeen. Tavoitteellisuus ja tehokas ajankäyttö ovat avainroolissa kokouksissa.

Tässä vielä kootusti 100% Onnistuneen kokouksen kaava:

  1. Päätä kokouksen aihe ja tavoite

  2. Kutsu paikalle vain tarvittavat henkilöt

  3. Lähetä agenda osallistujille etukäteen

  4. Varmista toimiva tekniikka

  5. Keskity kokouksessa olennaiseen

  6. Määrittele seuraavat askeleet

  7. Jaa muistiinpanot ja tee sovitut asiat

  8. Seuraa edistymistä

Onnea kokouksiin!

 

Miten varmistat 100% onnistuneet kokoukset koko yritykselle?

Kuluuko ensimmäiset 15 minuuttia palaverista tekniikan kanssa säätämiseen? Haluaisitko säästää sen ajan tärkeämpiin asioihin?

Lataa oppaamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”, ja laita asia kuntoon organisaatiossasi.

Comment