Säästä aikaasi - laita kokoustekniikka kerralla kuntoon

Comment

Säästä aikaasi - laita kokoustekniikka kerralla kuntoon

Se pitää huolehtia kuntoon uudelleen joka kerta. Koskaan ei voi olla varma, milloin se lakkaa toimimasta.

Kyse on tietysti kokoustekniikasta.

Kokous alkaa 15 minuuttia myöhässä, koska jokin ei toimi - videoneuvottelulaitteet, TV:n liittimet, äänentoisto, videotykeistä ja niin edelleen.

Kukaan paikallaolijoista ei osaa ratkaista asiaa, ja lopulta IT täytyi pyytää apuihin tilannetta pelastamaan.

Moni tunnistaa ongelman, mutta oikeasti asioiden ei tarvitse olla näin pahalla tolalla. Kokoustekniikan voi laittaa kerralla kuntoon niin, että se myös toimii.

Tässä blogissa kerron sinulle muutamia parhaita käytäntöjä kokoustekniikan hankintaan, käyttöön ja ylläpitoon. Noudata niitä, ja kokouksesi sujuvat jatkossa mutkattomammin.

 

Älä suunnittele kokoustekniikkaa palasina, vaan kokonaisuutena

Kun hankit kokoustekniikkaa, mieti koko kokonaisuus kerralla kuntoon. Mieti, miten kokous etenee käyttäjien näkökulmasta. Mitä kokoustekniikkaa tarvitaan, liittimiä ja johtoja myöten. Entä miten eri välineet sopivat yhteen? Ongelmia tulee usein siitä, että sopassa on liian monta kokkia, mutta kukaan ei pidä lankoja käsissään.

 Johdot ja liittimet tuottavat usein päänvaivaa.

Johdot ja liittimet tuottavat usein päänvaivaa.

 

 

Yhtenäistä toimintatavat

Onnistuneiden kokousten edellytys on, että kaikki työntekijät tietävät mitä kokoustekniikkaa on saatavilla, miten niitä käytetään ja mihin kuntoon ne jätetään kokouksen jälkeen. Johtajien ja esimiesten esimerkki on kullanarvoista.

 Siistiin neukkariin on mukava tulla.

Siistiin neukkariin on mukava tulla.

 

Järjestä käyttökoulutus

Kuten edellä mainitsin, käyttäjien on tiedettävä miten työkaluja käytetään. Taitoja on hyvä päivittää säännöllisesti ja opastus välineiden käyttöön kuuluu hyvään uusien työntekijöiden perehdytysprosessiin. Varmista toki myös, että valitsemasi välineet ovat helppoja käyttää.

 Onnistunut kokous syntyy oikeista välineistä, toimintatavoista ja kulttuurista.

Onnistunut kokous syntyy oikeista välineistä, toimintatavoista ja kulttuurista.

 

Panosta laatuun

Huonot välineet jäävät hyllyyn. Kokoustekniikan toimimattomuus heikentää asennetta välineiden lisäksi koko firmaa kohtaan. Toimiville välineille on käyttöä organisaatioissa aina enemmän kuin etukäteen luullaan. Laatuun panostaminen on paras tapa varmistaa, että kokoustekniikkaa käytetään ja siitä pidetään hyvää huolta. Kun käyttöä on paljon, myös oikeat toimintatavat pysyvät koko ajan tuoreena mielessä.

 

Huolehdi tuesta

Aina kaikki ei mene kuin Strömsössä. Käyttäjä ei osaa käyttää kaikkia laitteita, tai jokin lakkaa kuitenkin toimimasta. Jonkun täytyy olla vastuussa tuesta ja nopeasti saavutettavissa. Käyttäjän pitää tietää mihin ollaan yhteydessä, jotta homma hoituu ja avun saa nopeasti.

 

 

Yhteenveto

Kun kokoustekniikka toimii, säästät valtavasti aikaa - sen vakiovartin joka kokouksen alusta, jokaiselta työntekijältä. Ei hassumpaa.

Haluatko laittaa kokoustekniikkasi kuntoon? Lataa oppaamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”.

P.S. Voit olla meihin myös suoraan yhteydessä! Klikkaa tästä.

Comment

Panostetaanko teillä työssäjaksamiseen?

Comment

Panostetaanko teillä työssäjaksamiseen?

Kuinka usein sinulle tulee vastaan tilanne, jossa pitäisi keskittyä yhteen tehtävään hieman tarkemmin ja pidemmän aikaa yhdellä kertaa? Entä kuinka usein max. 15 minuutin päästä jokin ”kiireellinen” asia keskeyttää sen mihin olit juuri keskittyneenä?

Comment

Praecomille Ciscon Vuoden Spark-kumppani 2017 titteli

Comment

Praecomille Ciscon Vuoden Spark-kumppani 2017 titteli

Praecom Oy on nimetty Ciscon vuoden Spark -kumppaniksi 2017. Palkinnon myöntämisen perusteista kommentoi Ciscolta Suomen ja Baltian kumppaniliiketoiminnan johtaja Ilpo Mäkinen, "Tunnustus myönnetään kumppaniyritykselle, joka on tuonut uusia palveluitamme ennakkoluulottomasti ja ketterästi asiakkaidemme ulottuville Suomessa".

Comment

Headset -kyselyn tulokset

Comment

Headset -kyselyn tulokset

Teimme kyselyn uutiskirjelukijoillemme siitä millaisia kokemuksia heillä on Heasetin käytössä työpaikalla. Saimme runsaasti vastauksia ja Plantonics -headset arvonnan voittajakin löytyi. Mainintoja suosikkimerkkinä sai eniten Plantronics, toiseksi eniten Bose, lisäksi Sennheiser, Logitech, Jabra mainittiin useammin kuin yhden kerran. Suosituin malli oli selvästi pään yli asetettava sankamalli ja kuulokkeet tulee olla molemmilla korvilla. Taustamelun suodatusta oli kokeillut yllättävänkin suuri osa vastanneista ja odotettuna tuloksena siitä kokemukset olivat vaihtelevia.

Comment

Cisco Spark Room Kit ja Room Kit Plus

Comment

Cisco Spark Room Kit ja Room Kit Plus

Ciscon uudet Room Kit ja Room Kit Plus -laitteet on tehty sitä silmällä pitäen, että eri kokoisiin neuvottelutiloihin löytyy aina sopivan kokoinen laite. Kun neuvotteluhuoneessa on oikein mitoitettu laite, kokouksetkin sujuvat paremmin.

Korkelaatuinen ääni ja videokuva on ollut arkipäivää jo jonkin aikaa, mutta Roomkit -tuotteet tuovat esityksiin aivan uuden ulottuvuuden, nimittäin 4K -tarkkuuden. Huipputerävä esityskuva takaa sen, että pystyt tarkastelemaan esitettävää materiaalia entistäkin paremmin. 

Comment

Millainen kahvi teillä maistuu työpaikalla?

1 Comment

Millainen kahvi teillä maistuu työpaikalla?

Tarjoa kunnon kahvia henkilökunnalle ja asiakkaillesi. Testasimme suositut kahvit ja löysimme selkeän voittajan. Suomalaiset ovat kovia kahvinjuojia. Kulutamme jokaista suomalaista kohti 11-12 kiloa raakakahvia vuodessa, joka tarkoittaa keskimäärin noin 4-5 kupillista kahvia päivässä. Kahvi kuuluu kiireiseen työaamuun sekä nautinnollisiin kotihetkiin. Se on myös erittäin tärkeä osa Suomalaista työkulttuuria, nimittäin kun töissä pidetään tauko, yleensä aina mennään ensimmäisenä kahville.

1 Comment

Mitä sinä ehdit tehdä 9 sekunnissa?

Comment

Mitä sinä ehdit tehdä 9 sekunnissa?

Service Deskimme vastaa asiakkaidemme puheluihin keskimäärin 9 sekunnissa. Kysyimme SoMessa seuraajiltamme mitä he ehtisivät tehdä samassa ajassa. Saimme yli 500 hauskaa ja kekseliästä vastausta, käy lukemassa lisää ja muista seurata meitä sosiaalisessa mediassa, niin pääset mukaan ajoittain järjestämiimme kilpailuihin.

Comment