Sisäisen viestinnän kehittäminen
Hyvää viestintää ja tiedottamista ei synny ilman panostusta. Sisäisen viestinnän kehittämiseen organisaatiossa tarvitaan sitoutumista, resurssointia ja pelinsääntöjä. Pelkästään johdon tai henkilöstön sitoutuminen ei riitä, vaan tarvitaan molempia osapuolia ja heidän välilleen kahdensuuntaista viestintää.
Sisäisellä viestinnällä ei ole pelkästään vaikutusta tiedonkulkuun, vaan huonosti toimivan viestinnän vaikutukset heijastuvat suoraan henkilöstön hyvinvointiin. Jos tieto ei kulje, paljon asioita jää arvailujen varaan. Väärät päätelmät johtavat väärinkäsityksiin ja lopulta huonoon työilmapiiriin. Huonosti voivan työyhteisön ydintehtävä ei suju parhaalla mahdollisella tavalla ja siksi huonosti toimiva sisäinen viestintä ja tiedottaminen näkyy yrityksessä jopa asiakkaille asti.
Erityisesti korona-aikana yrityksissä ollaan herätty entistä vahvemmin sisäisen viestinnän ja tiedottamisen merkitykseen. 2020 syksyllä tekemämme markkinatutkimuksen mukaan 84 % ICT- ja HR-päättäjistä uskoo sisäisen viestinnän merkityksen kasvavan tulevaisuudessa.
Vaikka organisaatiossa olisi saavutettu hyvä sisäisen viestinnän taso, ei se tarkoita, etteikö siihen vaadittaisi enää panostusta. Toimivankin sisäisen viestinnän ylläpitämiseksi on tehtävä työtä, jotta saavutettu taso säilytetään. Myös hyvää sisäistä viestintää voidaan kehittää, mutta se edellyttää seurantaa ja aiheen esillä pitämistä. Erityisen tärkeää sisäisen viestinnän toimiminen on yrityksen alkutaipaleella tai muutoksissa.
Alle on niputettu neljä oleellisinta kohtaa, joiden avulla esimerkiksi pk-yritys voi rakentaa itselleen sisäiseen tiedottamiseen kehityssuunnitelman. Fokus on tässä artikkelissa nimenomaan henkilöstötiedottamisessa laajamittaisen sisäisen viestinnän suunnittelun sijaan. Pohjana tälle artikkelille olemme käyttäneet Praecomin omaa sisäisen tiedottamisen suunnittelu- ja toteutusprosessia.
1. Henkilöstön tarpeiden huomioiminen
Henkilöstön ajatukset siitä, millainen informaatio on tärkeää, on oleellinen osa sisäisen viestinnän suunnittelua. Silloin tiedotuskanavissa esitetty informaatio on sellaista, jolle nähdään tarvetta. Henkilöstön tarpeiden kartoitus voidaan tehdä erilaisilla kyselyillä, jotka voidaan muotoilla joko hyvin avoimiksi kysymyksiksi tai valita ohjatumpi tie.
Kuviossa käy ilmi, että sisäisen tiedottamisen osalta Praecom loi Innoduel -työkalulla kyselyn, jossa ensimmäisessä vaiheessa kysyttiin henkilöstöltä, mitä asioita he haluavat nähdä infonäytöillä ja mobiilisovelluksessa. Toisessa vaiheessa henkilöstö pääsi valitsemaan parivertailun kautta, kumpi kahdesta sattumanvaraisesti vertailuun tulleesta aiheesta on tärkeämpi, jolloin saatiin aikaan hierarkkinen järjestys siitä, mitkä asiat ovat tärkeimpiä henkilöstölle. Näin henkilöstö pääsi vaikuttamaan tiedotuskanavan sisältöön. Henkilöstön toiveet ovat olleet tärkeänä osana sisältöklusteria pohdittaessa.
2. Nykyisten haasteiden määrittäminen – ongelmapuu
Sisäisen tiedottamisen nykytilaa voidaan kartoittaa erilaisten ratkaisumenetelmien avulla, kuten esimerkiksi ongelmapuun avulla. Tämän ongelmanratkaisumenetelmän avulla oli tavoitteena löytää ydinongelma, syyt ydinongelman syntymiselle ja vaikutukset yritykselle. Kuvion keskiössä on yrityksen ydinongelmaksi tarkentunut sisäisen viestinnän puutteellisuus ja vajavainen tiedottaminen. Ydinongelman alapuolella olevissa laatikoissa on kerrottu ongelmaan johtaneista syistä ja yläpuoliset laatikot sisältävät vaikutuksia yritykselle. Ongelmapuun avulla sisäisen tiedottamisen kehittäminen on myös helpommin perustetavissa yrityksen johdolle.
3. Tavoitteiden määrittäminen – tavoitepuu
Tavoitepuussa kerrotaan, millä keinoilla yritys pääsee tavoiteltuun lopputulemaan. Kahdessa alimmassa laatikossa esitellään viestintäsuunnitelman, vastuutuksen sekä kanavien ja kohdennetun viestinnän osa-alueita. Nämä ovat konkreettisia keinoja, joilla tavoitteet pyritään saavuttamaan.
4. Projektin edistäminen ja tiedottamisen jatkuvuus
Projektin edistäminen on tärkeää suunnitella hyvin, jotta hanke etenee organisaation sisällä. Projektinhallintaan on luonnollisesti olemassa erilaisia työkaluja, malleja ja tapoja, joiden avulla varmistetaan kunkin henkilön vastuualueet ja eri osa-alueiden eteneminen. Tyypillinen haaste sisäisessä viestinnässä on pallojen tippuminen, sisäinen tekeminen tippuu prioriteettilistalla ulkoisen tekemisen alle.
Jokaisella yrityksellä on hyvä olla viestintäsuunnitelma. Viestintä kattaa kaiken sen mitä yritys tai organisaatio kertoo ulos ja miten yrityksen sisälle viestitään. Usein kuitenkin fokus on pelkästään ulkoisessa viestinnässä, mikä johtaa sisäisen viestinnän ja tiedottamisen heikompaan tilaan. Erityisen tärkeää on sitouttaa yrityksen oleellisimmat päätöksentekijät, kuten johtoryhmä, tiedottamaan omista päätöksistään ja linjauksistaan säännöllisesti.
Pasi Anttila
Pasi vastaa Praecomin sisäisestä tiedottamisesta.