Tiimityöskentelyyn ja videoneuvotteluihin liittyvät työkalut ovat tällä hetkellä pinnalla yritysmaailmassa. Videopuhelut sekä Slackin ja Microsoft Teamsin kaltaiset sovellukset ovat yleistyneet kovaa vauhtia.

Tätä blogia varten haastattelimme Praecomin COO Juha Elosta, CEO Miika Liljedahlia ja Senior Advisor Jari Sikasta, joilla on yhteenlaskettuna karkeasti noin 50 vuoden kokemus videoneuvotteluista, tiimityöskentelysovelluksista ja yrityspuolen ohjelmistoista.

Kysyimme, mitkä ovat tämän hetken tiimityöskentely- ja videoneuvottelualan päivänpolttavia trendejä.

1. Tiimityöskentely siirtyy huoneista globaaleihin verkostoihin

Juha Elonen: “Ennen puhuttiin kahdenvälisistä point-to-point-videoneuvotteluista, jotka olivat sidottuja tiettyyn paikkaan, huoneeseen ja videoneuvottelulaitteeseen. Nyt kokoukseen voidaan ottaa helposti ja hyvällä laadulla mukaan osallistujia mistä tahansa.

Kollaboraatio on muuttunut kahdenvälisistä videoneuvotteluista arkipäiväiseen ja paikasta riippumattomaan tiimityöskentelyyn. Yrityksen sisäinen kommunikaatio paranee tätä kautta, mutta yhteistyö helpottuu myös yli organisaatiorajojen.

Tapa tehdä työtä on muuttunut paljon ja se muuttuu jatkuvasti. Töitä tehdään dynaamisissa tiimeissä, joilla ei usein ole mitään tekemistä hallinnollisten organisaatioiden tai edes organisaatiorajojen kanssa.

Kumppaniverkostoja on helpompi rakentaa, globaalillakin tasolla. Organisaatioiden välisen yhteistyön aloittaminen helpottuu teknologian ansiosta.

Huoneista siirrytään globaaleihin kumppaniverkostoihin.

Toisaalta myös tiimityöskentelyyn neuvottelutiloissa halutaan panostaa enemmän kuin aikaisemmin."

Jari Sikanen: “Kollaboraatiossa paikkasidonnaisuus on poistunut, kun ennen verkko ei ollut valmis tähän. Nyt esimerkiksi kännykälläkin voi liittyä videoneuvotteluun.

Yhä vähemmän puhutaan kokouksista ja etäkokouksista erikseen - etä-etuliite jää pois, on vain kokouksia. Osallistujalle jää valinta, miten hän kokoukseen osallistuu.

Ennen buukattiin erikseen osallistujille tilat, joissa on videoneuvottelulaitteet, jotta he voivat osallistua etäkokoukseen.

Joustavuus on nykyään ihan eri tasolla.”

 

2. Pilvi tuo lisää mahdollisuuksia

Jari Sikanen: “Isot globaalit pilvipalvelut ovat yleistyneet. Ennen kaikki piti tehdä dedikoituina ratkaisuina.

Nykyisin videoneuvotteluratkaisujen toimittajilta löytyy globaalit pilvet, se auttaa myös yrityksiä laajentumaan ulkomaille.

Pilven myötä kaikki on edullisempaa, jolloin palvelut voidaan ottaa laajemmin käyttöön. Globaalista pilvipalvelusta voidaan ottaa subscription-mallilla puheluita ja videopuheluita niin paljon kuin haluaa - plus chatteja ja tallennuskapasiteettia.

Pilvi parantaa helppoutta, saatavuutta ja se on helpompi toimittaa. Se on rakennettu niin, että esimerkiksi Yhdysvaltoihin ei tule viivettä, koska yhteys on vain hyvin pieneltä pätkältä julkisen internetin varassa. Yhdysvalloista signaali liikkuu sisäänmenopisteestä liikkuu nopeasti valmistajalle taattuun yhteyteen.

Kun ihminen liikkuu maasta toiseen, hän liittyy automatisoidusti paikalliseen pilveen. Ylipäätään kapasiteettia on paljon enemmän kuin ennen.”

 

3. Laatu ja asiakaskokemus paranee

Juha Elonen: “Teknologian kehitys näkyy harppauksina videoneuvotteluiden kuvan ja äänen laadussa. 2-megainen liittymä kykenee toistamaan Full HD -tason kuvaa, siihen ei tarvita satojen megojen liittymiä.

Internet-liittymien kaista paranee ja koodaus- ja pakkaustekniikat kehittyvät harppauksin. Videoneuvottelut lähestyvät live-tapaamisen kokemusta, kun näet ihmisten ilmeet tarkemmin. Seuraavaksi kai mennään hologrammeihin (nauraa).”

 

4. Käyttökokemus nousee uudelle tasolle

Juha Elonen: “Ennen esimerkiksi videoneuvottelua ohjattiin kaukosäätimillä joissa on 400 nappulaa. Nykyään käytetään intuitiivisia kosketusnäyttöjä, joita on yhtä helppo käyttää kuin älypuhelimia.”

Miika Liljedahl: “Sovelluksissa ja laitteissa on paremmat käyttöliittymät kuin ennen.

Kosketusnäyttöjen lisäksi toinen esimerkki hyvästä käyttökokemuksesta on se, kun tulet neukkariin ja kosketat yhtä laitetta, se herättää samalla kaikki muutkin laitteet. Automatiikan määrä on lisääntynyt ja se on helpottanut käyttöä monella tapaa.

Nykyään videoneuvottelulaite voi myös tunnistaa sinut ja sanoa “Hi Miika”, kun astut neuvottelutilaan. Laite voi tunnistaa sinut myös mobiililaitteessasi olevan sovelluksen perusteella.”

 

5. Kun kokous loppuu, keskustelu jatkuu

Miika Liljedahl: “Yksi kantava juttu on se, että teknologia mahdollistaa kokouksen jatkuvuuden. Samassa työkalussa keskustellaan, jaetaan tiedostoja ja pidetään videoneuvotteluita. Työ ja kommunikointi jatkuu saumattomasti.”

 

6. Teknologiariippumattomuus on saavutettu

Juha Elonen: “Siitä ei ole pitkä aika, kun piti käyttää saman valmistajan laitteita kaikessa. Nyt samassa neuvotteluun voidaan tulla eri valmistajien laitteilla ja sovelluksilla, taikka webbiselaimella. Teknologialla ei ole enää merkitystä - se ei sanele pelisääntöjä.”

 

7. Tiedolla johtaminen yleistyy

Miika Liljedahl: “Tiedolla johtaminen yleistyy. Datasta nähdään, kuinka hyvin esimerkiksi videoneuvottelulaite palvelee tarkoitustaan ja sen perusteella voidaan tehdään investointipäätöksiä. Jos laite on hyödyllinen ja sille on paljoa käyttöä, siihen kannattaa panostaa.”

 

8. Kuluttajapuolen trendit tulevat yrityspuolelle

Miika Liljedahl: “Yleensä trendit ilmenevät ensin kuluttajapuolella ja tulevat sitten yrityskäyttöön. Kuluttajina olemme jo täysin tottuneet näihin, mutta yritysten sisäisessä viestinnässä ne eivät vielä ole täysin vakiintuneet. Asiakaspalvelussa videopuhelut ovat vielä alihyödynnettyjä - uskon, että ne tulevat sielläkin yleistymään."

 

Yhteenveto

Tiimiviestintä- ja videoneuvotteluratkaisut eivät ole vain näppäriä työkaluja. Ne ovat tärkeä osa työelämän muutosten megatrendejä. Työtä voi tehdä mistä tahansa, milloin tahansa ja kenelle tahansa. Etäisyydet poistuvat, kun toiselle puolelle maailmaa saa huippuluokan kuvayhteyden. Työtä tehdään vaihtuvissa tiimeissä organisaatiorajoista riippumatta.

Teknologia voi helpottaa tällä tavalla minkä tahansa yrityksen arkea.

Comment