Tiimityöskentely on pinnalla tällä hetkellä. Modernit tiimityö tarvitsee tuekseen kunnollisia välineitä, joissa voi jakaa tiedostoja, viestiä tiimiläisille mistä tahansa ja järjestää videopuheluita. 

Nämä välineet tekevät koko organisaatiosta tuottavamman.

Vai tekevätkö? Kannattaako tällaisten työkalujen käyttö todella? Ovatko ne todella tuottavia investointeja?

Kysyimme näistä aiheista Praecomin toimitusjohtaja Miika Liljedahlilta ja COO Juha Eloselta.

 

1. Asiat saadaan nopeammin valmiiksi

Juha Elonen: “Modernilla työtavoilla säästetään aikaa, ja saadaan asioita nopeammin valmiiksi. 

Käytän tässä esimerkkinä sopimusneuvottelua erään ison yrityksen kanssa. Neuvottelussa on paljon päätettäviä asioita, välillä monimutkaisiakin, ja koko prosessiin osallistuu paljon ihmisiä. On helppo tehdä yhteistyötä ja ottaa uusia ihmisiä mukaan, kun on yhteiset välineet, jotka sopivat siihen tarkoitukseen.

Silloin ei tarvitse miettiä, missä kaikki ihmiset menevät fyysisesti. Kaikilla löytyy päivästä aikaa vastata johonkin kysymykseen tai ottaa jopa nopea muutaman minuutin videoneuvottelu, jotta jokin asia selviää.

Vanhassa tavassa tehdä pitäisi sopia iso palaveri, ja palaverin sopimisen haasteet kaikki tietävät…”

 

2. Moderneista työtavoista ei ole paluuta vanhaan

Juha Elonen: “Tämä toinen asiakasesimerkki on IT-asiantuntijaorganisaatiosta, jolla on valtavasti asiakkaita, toimipisteitä ja kumppaneita. He käyttävät paljon palveluitamme. He eivät pystyisi tekemään käytännössä mitään ilman tiimityövälineitä. 

Tiimityöskentelyvälineillä voidaan murtaa vanhoja esteitä ja rajoja, ne mahdollistavat uuden tavan tehdä töitä. Ei tarvitse olla saman valmistajan välineitä ja sovelluksia, ei tarvitse kerääntyä samaan neuvottelutilaan tai tiettyihin huoneisiin tekemään töitä. Eihän sinun tarvitse tapaamista sopiessa kertoa sitäkään, millaiset kengät toisen pitää laittaa jalkaan. Paitsi ehkä Nuuksiossa vesisateella saappaat voi olla suositus!

Se on ennen kaikkea oppimisesta ja omaksumisesta kiinni. Jos on tottunut tiettyihin tapoihin tehdä, niitä voi olla vaikea ja hidas muuttaa. Eräs yritys halusi nimenomaan järjestää Skype-palaverin, johon osallistui paljon ihmisiä, se oli ihan hirveää.

Välineet on saatavilla, ne täytyy vain ottaa käyttöön ja omaksua. Ne auttaa pääsemään vanhasta pois, ja avaa uuden maailman tehdä töitä.”

 

3. Suora säästö

Miika Liljedahl: “Jotkut yritykset maksavat aivan järisyttäviä kuukausimaksuja pelkästä raudasta. Aina ei siis kannatakaan investoida enempää - vaan vaihtaa kaikin puolin parempaan vaihtoehtoon. 

Tiimityöskentely- ja videoneuvotteluratkaisuja kannattaa ostaa palveluna, sanan molemmissa merkityksissä - pilvipalveluna ja niin, että kaikki tiimityöskentelyyn liittyvät välineet ja tarpeet saa palveluna asennuksesta tukeen.

 

4. Tuottavampaa työaikaa

Miika Liljedahl: “Yritykset hukkaavat kokouksiin ja videoneuvotteluihin aivan älyttömästi aikaa. On hyvin tyypillistä, että palaverin alusta menee 15 minuuttia tekniikan kanssa säätämiseen, niin että kuva näkyy, esitys näkyy ja ääni kuuluu. Tähän menee valtavasti rahaa. 

Ajattele esimerkiksi tällainen keissi: aika tyypillinen esimerkki iso suomalainen asiantuntijaorganisaatio, jolla on 10 toimipistettä ympäri Suomea.

Yhdessä toimipisteessä järjestetään esimerkiksi 3 kokousta per viikko, ja yhdessä kokouksessa on 5 keskimäärin asiantuntijaa. Jokaisessa kokouksessa hukataan 15 minuuttia (0,25 tuntia) kaikkien työaikaa. Asiantuntijan tuntihinta on esimerkiksi 100 euroa."

 

10 toimipistettä * 3 kokousta per viikko * 5 asiantuntijaa * 0,25h * 100e
= 3750 euroa per viikko!

 

"Tämä asiantuntijaorganisaatio voisi periaattessa vaihtaa kokousten tuottamattoman työajan 195 000 euroksi laskutettua työtä.

Tämäkin summa on vähän alakanttiin. Jos kokouksia tai videopuheluita on toimipisteessä enemmän kuin kolme viikossa, euromäärä kasvaa nopeasti.

Yleensä yrityksessä kukaan ei ole kokonaan vastuussa kokouksesta ja kokoustekniikasta. Mitä jos olisikin yksi taho, joka varmistaa että se toimii aina?"

 

Haluatko lukea lisää tästä aiheesta? Tutustu oppaaseemme "Toimiva neukkari, onnistunut kokous"

 

5. Henkilöstön viihtyvyys ja pysyvyys

Miika Liljedahl: “Välineet mahdollistavat myös aidosti paikkariippumattoman työn tekemisen ja etätyön. Kun välineet on kunnossa, ei työntekijän tarvitse ajatella, etteikö voisi olla etänä vaikkapa viikkopalaveripäivänä.

Toimivat työkalut ovat työntekijöille oletusarvoinen asia. Se on myös osa työnantajan kilpailukykyä osaajista.”

 

6. Mielikuva ja asiakaskokemus

Juha Elonen: “Mitä jos asiakaspalaverit alkavat aina säheltämisellä asiakkaiden läsnäollessa? Millaisen mielikuvan se antaa?

Yritys on nähnyt paljon aikaa ja vaivaa, jotta asiakas saataisiin tapaamaan teitä. Sitten, kun totuuden hetki tulee, näytetäänkin ihan amatööreiltä. Yhteydet eivät toimi, kuvaa ei saada näkyviin ja niin edelleen. Asiakkaan mieleen tulee väkisinkin ajatus siitä, onko tämä ylipäätään osaava kumppani.”

 

7. Jokaiseen tärkeään kokoukseen ei ole pakko matkustaa

Miika Liljedahl: “Kun tiimityöskentelyvälineet on kunnossa, ei jokaiseen palaveriin tarvitse erikseen matkustaa. Monella on edelleen käytössä videoneuvottelu- ja tiimityöskentelyvälineet, joihin ei tiukan paikan tullen uskallakaan luottaa. Silloin tuntuu, että varsinkin tärkeimpiin kokouksiin, kuten joryihin on pakko matkustaa. Näin ei tapahdu, kun välineet on toimivat ja laadukkaat. Jälleen säästyy aikaa ja matkalaskun rivejä.

 

8. Tutkimukset tukevat

Tutkimukset tukevat väitettä siitä, että tiimityövälineet parantavat koko organisaation tuottavuutta.

Forbesissa mainitun tutkimuksen mukaan yritykset, jotka kannustivat työntekijöitään tiimityöskentelyyn olivat menestyjiä viisi kertaa todennäköisemmin kuin muut.

Samassa uutisessa mainitaan Stanfordin tutkimus, jossa pelkkä tunne tiimissä työskentelystä lisäsi tehokkuutta: työtehtävän parissa jatketaan sinnikkäämmin ja 64% pidempään. Lisäksi työntekijä kokee onnistuvansa useammin ja väsyvänsä vähemmän.

 

Yhteenveto

Sujuva tiimityö todella parantaa organisaation tuottavuutta sekä säästää aikaa ja rahaa.

Jos et panosta tiimityöskentelyyn, jää paitsi modernien työtapojen tarjoamasta dynaamisuudesta, joustavuudesta ja helppoudesta.

Tutustu tiimityövälineisiin uudessa ostajan oppaassamme:

 

Comment