Käytätkö Skype For Businessiä työssäsi?

Moni meistä käyttää. Windows-käyttäjälle Skype For Business on luonteva valinta, ja monelta se löytyy työkoneelta jo valmiiksi osana Office 365 -pakettia.

Tätä artikkelia varten haastattelimme Praecomin toimitusjohtajaa ja perustajaa Miika Liljedahlia Skype For Businessiin liittyen. Kerromme, miten saat Skype For Businessistä parhaan irti, mihin käyttöön Skype erityisen hyvin sopii ja mihin tilanteisiin kannattaa käyttää muita työkaluja.

Yksi Skype For Businessin videopuhelut ovat yleinen kiroilun aihe, sillä video-ominaisuus ei aina toimi järin luotettavasti. Kuvalla ja äänellä on taipumus pätkiä.

Miksi Skype For Businessin videoneuvottelu ei aina toimi niin kuin pitäisi?

Miika Liljedahl: “Isossa kuvassa syy on se, että Skype For Businessiä ei alunperin ole suunniteltu videoneuvotteluihin. Skypessä ei ole video-ominaisuutta vakiona päällä - ja syystä.

Tekninen selitys videon pätkivyyteen on se, että video on pakattu ja koodattu tavalla, joka vaatii paljon kaistaa. Kun kaista loppuu hetkeksi kesken, video pätkäisee. Video pyörii paremmin palveluissa, joissa videon laatu joustaa saatavilla olevan kaistan mukana.”

Skype For Businessin kehitys

Skype For Businessin taustalla on kahden ohjelmiston yhdistelmä: äänipuheluihin tarkoitettu Skype sekä Microsoft Lync, joka toi MS Messenger -tyyliset pikaviestit yritysmaailmaan. Kummassakaan ohjelmistossa ei siis ole kyse videopuheluista.

Microsoft osti 2000-luvun alussa läpilyöneen Skypen vuonna 2011. Vuonna 2015 se yhdistettiin Lynciin ja julkaistiin uudella Skype For Business -nimellä.

Syksyllä Microsoft 2017 ilmoitti yhdistävänsä Skype For Businessin ja Microsoft Teams -tiimityökalun. Vielä ei ole tiedossa, milloin uusi Teams julkaistaan virallisesti.

Mihin Skype For Business sopii parhaiten?

Miika Liljedahl: “Skype on suunniteltu tiettyyn tarpeeseen, johon se on hyvä. Skype For Business sopii hyvin verkkoneuvotteluun - kun haluat keskustella toisen kanssa pelkän äänen välityksellä ja samalla näyttää esimerkiksi Powerpoint-esitystä.

Tällainen kokous ilman videoyhteyttä sopii parhaiten silloin, kun ei syystä tai toisesta tarvitse nähdä ilmeistä ja eleistä mitä toinen ajattelee - kun ollaan tekemisissä tutun työkaverin tai tiimin kanssa.

Myyntitapaaminen, tai tapaaminen missä on toisilleen tuntemattomia ihmisiä voi olla haastavampi ilman videoyhteyttä, ainakin myyjän kannalta. Samoin vaikkapa työhaastatteluun kannattaa miettiä muita vaihtoehtoja, jos haluaa käyttää videota.

Skype For Businessistä saa myös kätevästi läsnäolotiedon kollegoista ja kontakteista.

Videopuheluissakin Skype on ihan ok satunnaiskäyttöön, kunhan tietää sen rajoitteet. Selvimmille vesille pääsee, kun nettiyhteys on erittäin hyvä ja tasainen, sitä ei ole jaettu muiden kanssa ja kun jokaisen koneen ääressä on istumassa vain yksi henkilö.

Jos haluat käyttää Skypeä myös videopuheluihin, voi videosignaalin aiheuttamaa kuormaa keventää myös hieman erillisellä videoneuvottelulaitteella. Näin olemme tehneet muutamien asiakkaidemme kanssa.”

 Miika Liljedahl pitämässä puhetta Vibit-seminaarissa, jossa juhlistettiin 10-vuotista Praecomia.

Miika Liljedahl pitämässä puhetta Vibit-seminaarissa, jossa juhlistettiin 10-vuotista Praecomia.

Milloin kannattaa miettiä muita vaihtoehtoja?

Miika Liljedahl: “Henkilötasolla, kun videolle on käyttöä säännöllisesti, esimerkiksi noin kerran viikossa, kannattaa etsiä videoneuvotteluihin paremmin sopivia ratkaisuja. Silloin kannattaa valita ratkaisu, jossa on hyvä käytettävyys ja joka tuottaa laadukasta ja luotettavaa kuvaa.

Samoin liikkuva työntekijä tarvitsee sovelluksen, joka kykenee pyörittämään videoyhteyttä melkeinpä mistä vain.

Yleisellä tasolla voidaan sanoa, että ihmiset haluavat mieluummin toimia kasvokkain, silloin viestintäkin on selkeämpää.”

Entä yrityksen tasolla?

Miika Liljedahl: “Jos yrityksessä on paljon käyttäjiä, joilla on tarvetta paremmille työkaluille, kannattaa asia ratkaista kerralla kuntoon.

Aina kun yrityksessä tarvitaan videopalavereihin mukaan paljon ihmisiä ja useampia fyysisiä neuvottelutiloja, tarvitaan käytännössä kunnon videoneuvotteluratkaisu. Näitä isoja palavereja ei ole järkevää pitää Skypellä, sen ominaisuudet eivät enää yksinkertaisesti riitä.

Tämä tarve on nykypäivänä hyvin yleinen. Harvemmin yhtä kokousta varten matkustetaan ja kokoonnutaan yhteen ja samaan tilaan.

Tarve korostuu entisestään, kun on paljon toimipisteitä ja halutaan pitää hyvää kommunikaatiota yllä yrityksen sisällä.”

Miten yritysten kannattaa menetellä näiden asioiden kanssa?

Miika Liljedahl: “Yhteydenpito työkavereihin ja muihin tahoihin on sen verran iso teema ja vaikuttaa koko yrityksen toimintaan, että linjaus kannattaa tehdä koko yrityksen tasolla. Näin voidaan varmistaa, että henkilöstön käyttämät työkalut sopivat yhteen ja toimivat.

Yleinen ongelma monella on työkalujen luotettavuudessa ja siinä, että käytettävyys on heikko. Esimerkiksi klassinen ongelma on se, että palaverin alkaessa ei tiedetä miten saadaan otettua yhteys muihin, kuva näkymään ja ääni kuulumaan. Näiden ongelmien takia etäpalavereita aletaankin vältellä, matkustetaan paikalle tai lähetellään paljon sähköpostia.

Tämä johtuu siitä, että näitä asioita ei ole hoidettu systemaattisesti ja kunnolla. Kun yrityksessä on määritelty selkeät toimintatavat sekä aidosti hyvät työkalut videopuheluihin ja tiimiviestintään, niille alkaakin olla paljon käyttöä. Ruvetaankin pitämään enemmän vaikkapa lyhyitä 10-minuutin ad hoc -tapaamisia. Yhteydenpidosta tulee kätevää ja joustavaa.”

Mitä sanoisit lopuksi Skype For Businessin käyttäjälle?

Miika Liljedahl: "Käytä ihmeessä Skype For Businessiä, jos se toimii sinulle. Se todellakin sopii hyvin tiettyihin tilanteisiin.

Jos olet tyytymätön Skypen videopuheluihin, neuvottelutilan käytettävyyteen tai muihin ominaisuuksiin, kannattaa etsiä muita vaihtoehtoja, koska jokaiseen tarpeeseen löytyy hyvä ja sopiva ratkaisu."

Onko videoneuvottelu- ja tiimiviestintäratkaisut ajankohtaisia yrityksessäsi?

Lataa Ostajan Opas. Kerromme 13-sivuisessa oppaassa muun muassa seuraavista asioista:

  • Mistä työkalujen valinta kannattaa aloittaa
  • Millaisia videoneuvottelu- ja tiimiviestinnän työkaluja on saatavilla
  • Miten varmistat, että välineet tulevat aidosti käyttöön

 

 

Muokattu 2.5. Facebook-kommentin pohjalta: Skype ei kuulu vakiona WIndowsiin, vaan on mukana tietyissä Office 365 -paketeissa.

Comment