Yleensä kun yrityksissä ruvetaan miettimään etäkokouksia, tarpeena on yhdistää organisaation eri toimipisteitä tai kattaa tietyt säännölliset kokoustamistarpeet.

Tavoitteena on esimerkiksi säästää aikaa ja matkakustannuksia. Usein halutaan myös mahdollistaa etätyön tekemistä ja sitä kautta parantaa työhyvinvointia sekä lisätä työn tehokkuutta.

Kun palvelut ovat käytössä, huomataan että niistä on vaikka mihin. Käyttäjillä onkin tarpeita huomattavasti enemmän. Etäneuvottelupalveluita voidaan hyödyntää muuallakin kuin vain viikko- tai kuukausipalavereissa.

Kun teknologia on toimivaa ja siihen voidaan luottaa, työn tekeminen muuttuu. Etätyöskentely ja paikkariippumaton työ on aidosti mahdollista.

Tässä blogissa haluamme antaa sinulle ideoita, jotta voit palvella organisaatiotasi ja työntekijöiden etäkokoustarpeita mahdollisimman hyvin.

Tässä ideoita, miten etäkokoukset voisivat helpottaa työtä sinunkin organisaatiossasi.

Tiimipalaveriin etäyhteydellä

Tiimipalaverit lienee yleisin kokousten muoto. Viikottaisessa kokouksessa käydään läpi tiimin ajankohtaiset asiat. Moni ajattelee, että “En voi olla etänä, kun meillä on viikkopalaveri”, vaikka se olisi työntekijälle kätevämpää. Kunnon välineet mahdollistaa etätyön tekemisen ja viikkopalaveriinkin voi osallistua videoyhteydellä.

Johtoryhmän tai hallituksen kokous

Johtoryhmä ja hallituksen kokouskin ovat tavallaan tiimikokouksia, mutta tärkeytensä vuoksi se on oma lukunsa. Harva vielä uskaltaa osallistua etänä näihin kokouksiin, koska luottoa teknologiaan ei ole. Kun käytössä on luotettava teknologia, on joryn tai hallituksen kokouksen ajankohta helpompi sopia, ja aikaa ja matkakustannuksia säästyy.

Helpota kumppanuuksien solmintaa ja ylläpitoa

Etäneuvotteluvälineet helpottavat kumppanuuksien solmintaa, varsinkin pitkien matkojen päähän. Kumppanuudet saattavat helposti jäädä muutenkin asiakasprojektien jalkoihin, vaikka ne olisivat liiketoiminnalle tärkeitä. Etäkokouksella saa yhteyden kumppaneihin koska vain, maasta toiseen. Voidaan pitää lyhyitä “tilanne-check”-palavereita. Säästetään jälleen aikaa ja matkakustannuksia.

Asiakastapaaminen etäpalaverina

Erityisesti ensitapaaminen on kätevämpi järjestää videolla, jos etäisyys on suuri. Videoneuvottelun avulla voit esimerkiksi säästää Helsinki-Oulu-matkan.

Asiantuntija videoyhteydellä livetapaamiseen

Toinen tapa, jolla myyjä voi hyötyä videoneuvottelusta paljon: myynti voi ottaa videoyhteyden kautta teknisen asiantuntijan mukaan. Kun tapaamisessa tulee se yksi tekninen kysymys, myyjä voi ottaa yhteyden asiantuntijaan. Varmuudeksi myyjällä voi olla jopa kevyt videoneuvottelulaite mukana. Tämä tuottaa ajansäästöä, resurssien järkeistämistä

Laitteiden huolto videoneuvottelun välityksellä

Jos esimerkiksi metsäkone tai paperikone on hajalla, voidaan paikan päältä hyödyntää huippuasiantuntijaa videoyhteyden avulla. Paikallinen tuki voi ottaa yhteyttä videolla kolmannen tason tukeen ja selvittää yhdessä mistä on kysymys. Näin vika voidaan korjata mahdollisimman nopeasti.

Tiedotustilaisuudet videolla

Pidetäänkö yrityksessänne tiedotustilaisuuksia kuukausittain tai kerran kvartaalissa? Videoyhteys mahdollistaa varsinkin monen toimipaikan organisaatiolle koko organisaatiota koskettavat tiedotustilaisuudet fiksusti.

Jatkuva videoyhteys toimipisteiden välillä

Kun toimipisteitä on enemmän kuin yksi, voi fiilis yhtenäisestä yrityksestä välillä kadota. Jatkuva videoyhteys toimipisteiden välillä mahdollistaa pikapalaverin tai yhteisen kahvitauon toimipisteestä riippumatta.

Projektiviestintä tiimiviestintäsovelluksella

Eräissä tiimiviestintäsovelluksissa on videoneuvottelun mahdollisuus, joka mahdollistaa etäkokoukset ja projektiviestinnän samassa työkalussa. Tällaisten sovellusten avulla kaikki osapuolet pääsevät paremmin kartalle sähköpostin käyttöön verrattuna, kun nähdään koko viestihistoria ja mitä on tehty. Tämä on erityisen hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun projekti siirtyy myynnistä tuotantoon.

Videohaastattelu rekrytoinnissa

Videohaastattelu voidaan sujuvoittaa rekrytointia. Jos halutaan esimerkiksi haastatella useampaa ihmistä, voidaan ensimmäisellä haastattelukierroksella järjestää esimerkiksi useampi puolen tunnin haastattelu etäyhteyden välityksellä.

Koulutukset ja jatkokoulutukset

Tyypillisesti kun järjestetään koulutuspäivä, tiimi, osasto tai koko yritys matkustaa yhteen paikkaan ja viettää siellä koko päivän.

Yhteisiä koulutustilaisuuksia voidaan myös siirtää videomuotoon, mikä lisää joustavuutta: videoyhteyden avulla voidaan järjestää lyhyempiä koulutuksia ja useammin. Näin voidaan järkevöittää ajankäyttöä ja matkustelua.

Tai, jos haluatkin satsata enemmän koulutukseen, voit pitää jatkokoulutuksia videolla. Näin koulutuksessa opitut asiat unohdu, ja koulutuksista saadaan enemmän irti.

Mikä tahansa tapaaminen tai kokous

Käytännössä mikä tahansa tapaaminen tai kokous, johon osallistuu vähintään kaksi ihmistä voidaan järjestää etäneuvotteluna.

Tämän päivän teknologioilla etäneuvotteluihin on helppo kutsua mukaan lisää osapuolia organisaation ulkopuoleltakin. Videoneuvottelu myöskin järjestyy helposti paikasta riippumatta, enää ei tarvitse miettiä miten.

Jos haluat oppia lisää etäkokouksiin sopivista välineistä, lataa ostajan oppaamme:

Comment