Vinkit mielekkäämpään ja tuottavampaan kommunikointiin hybridityössä
Hybridityö on tullut jäädäkseen ja toimivien kommunikaatioratkaisujen tarjoaminen koskettaa kaikkia yrityksiä, kun toimistotyön ja etätyön suhteeseen joudutaan ottamaan kantaa kaikilla työpaikoilla. Onnistuneet verkkokohtaamiset, vuorovaikutuksen laatu ja toimivien teknologioiden hyödyntäminen ovat nousseet liiketoimintakriittisiksi asioiksi menestyksellisen työympäristön kehittämisessä.
Jotta tulevaisuuden hybridityö olisi tehokasta ja tuottavaa, sisäisen viestinnän kehittämisen keskiössä tulee olla työntekijälähtöisyys ja toimivien teknologioiden hyödyntäminen. Älykkäiden kommunikaatioratkaisujen avulla yritys säästää aikaa ja rahaa, johtaa organisaatiota tehokkaasti sekä mahdollistaa kohtaamiset, jotka osallistavat ja innostavat kaikkia.
Toimiva hybridimalli ja laadukkaat kohtaamiset takaavat myös parhaan asiakaskokemuksen, riippumatta siitä tapahtuuko yhteydenpito kasvokkain tai etäyhteydellä. Sisäisesti hyvin omaksutut hybridikäytännöt ja modernit kommunikaatioratkaisut erottavat muista toimijoista ja tuottavat parhaimmillaan yritykselle kilpailuetua.
Hybridityön haasteet ovat ratkaistavissa oikeanlaisilla kommunikaatioratkaisuilla ja kokousvälineillä. Tärkeätä niiden kehittämisessä on ottaa askeleet oikeaan suuntaan.
Kun rakennat oman yrityksesi tulevaisuuden hybridiympäristöä ja siihen liittyviä kommunikaatioratkaisuja, käy vinkkilistamme läpi ennen yhtäkään hankintaa ja vaadi, että toimittajasi pystyy tarjoamaan kaikki nämä hyödyt.
Tässä artikkelissa esittelemme vinkit, miten työntekijälähtöinen hybridityö mahdollistuu parhaiden kommunikaatiokäytäntöjen ja modernin teknologian avulla.
Artikkelin sisällysluettelo
1. Arvioi toimitilojenne käyttötarpeet ja tee tarvittavat muutokset
Neukkareiden uusi aika
Neuvottelutilojen erot ovat tyypillisesti pohjautuneet käyttäjämäärään (pienet, keskikokoiset, isot). Tyypillinen perinneneukkari koostuu pitkästä pöydästä, näytöstä tai videotykistä ja kytkentämahdollisuudesta palaverin järjestäjän läppäriin.
Jatkossa oleellisinta on neuvottelutilojen toimivuus eri käyttötarkoituksissa – erityisesti kohtaamisen luonteen ja osallistujien sijainnin näkökulmasta. Onnistuneen hybridikokouksen perustana jatkossa on helppous, kaikkien tasapuolinen osallistaminen ja kohtaamisten vaikuttavuus.
Hybridityön näkökulmasta toimitilojen neukkarit on hyvä suunnitella kattamaan ainakin seuraavat eri käyttötarpeet:
a) tilanteet, joissa kohtaamisen toiset osapuolet ovat pääosin videoyhteyden päässä. Tässä käyttötarpeessa on tärkeää huomioida myös se, että molemmilla puolilla osallistujia voi olla enemmän. Tyypillisiä tilanteita ovat esim. etämyyntitilanteet, osallistuminen isompaan verkkokokoukseen/-koulutukseen, one-to-one palaverit ym. Paras ratkaisu on laittaa neuvottelupöytä poikittain ja pitää tuolit vain toisella puolella kohti etäosallistujia. Toimiva teknologiaratkaisu on kokouslaite ja kaksi vierekkäistä näyttöä vastapäätä osallistujia.
b) kohtaamiset, joissa suurin osa osallistujista on paikalla ja pienempi osa etänä. Tähän tarpeessa toimivin malli on muuttaa nykyisen neukkarin teknologiaratkaisu automaattikameraominaisuudet omaavaksi kokouslaitteeksi ja lisätä näyttöjen määrää. Näin saadaan palaverit onnistumaan myös etäosallistujien näkökulmasta. Kaikki ovat mukana.
c) muunneltava tila, jossa on valmiudet hybridiajan koulutuksiin, workshoppeihin ja tilaisuuksiin. Sellaisiin, jossa osa on paikalla ja osa etänä. Näiden tilojen hybridikyvykkyys edellyttää teknologialta älykästä automatiikkaa laadukkaan kokouskokemuksen aikaansaamiseksi. Tässä kuvaan mukaan tulee lisäkamerat, -näytöt ja koko tilan kattavat mikrofonijärjestelmät.
Esimerkki a)
Esimerkki b)
Esimerkki c)
Valitse kumppani, jolla on asiantuntemus, kokemus ja osaaminen uudistaa kommunikaatioratkaisut käyttötarpeiden mukaan tähän päivään ja tulevaisuuteen. Helpoin ja kustannustehokkain tapa saada neukkarit hybridiaikaan on hankkia ne palveluna.
Lue lisää neuvottelutilojen uudistamisesta:
Teams läppäriltä ei enää aina riitä
Toisen osapuolen huomioiminen ja kokeminen ovat nousseet uuteen arvoon. Hybridityön mahdollistavat jatkuvat etäkokoukset syövät merkittävästi työasemien suorituskykyä ja tämä osaltaan vaikuttaa negatiivisesti työhyvinvointiin ja vuorovaikutuksen sujuvuuteen. Tämä on johtanut käytäntöihin, jotka ovat heikentäneet kohtaamisiamme. Kameroita ei käytetä tai kuvan laatu on huono, ääni pätkii ja osallistujat eivät pysty aidosti kommunikoimaan keskenään. Oleellista on huolehtia seuraavista:
kameroiden pitää toimia eri valaistusolosuhteissa (vastavalo, värilämpötilamuutokset, valon voimakkuuden muuttuminen)
kameroiden sijoittelun pitää olla kohdallaan. Oikea korkeus on silmien korkeudella.
jokaisen pitää nähdä, kuulla ja kokea toisensa. Myös esitysmateriaalien käytön tulee olla toimivaa.
Toimivin ratkaisu tähän saavutetaan laadukkaalla työasemariippumattomalla erillisellä kokouslaitteella ja siihen liitetyillä riittävän kokoisilla näytöillä. Oleellinen hyöty on työaseman vapautuminen kaikkeen muuhun tarvittavaan omaan käyttöön.
Käyttökelpoinen ratkaisu saadaan aikaan myös erillisten USB-laitteiden (kamerat, mikrofonit, äänentoisto ym.) avulla. Käytä silloinkin kumppania, joka ottaa kokonaisvastuun ratkaisun laitteistokokonaisuuden toimivuudesta ja tarvittavasta käyttäjätuesta palveluna.
Langaton verkko ei aina toimi
Hybridityö on lisännyt videokokousten osuuden päivittäisessä työssä 90 %:iin kohtaamisista. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että verkon pitää tukea entistä paremmin kaksisuuntaista liikennettä. Se pitää sisällään sekä nettiyhteyden että toimitilan ja kodin lähiverkon. Enää ei riitä, että on olemassa nopea yhteys, vaan oleellista on myös se, että lähiverkko ja wlan on suunniteltu tukemaan hybridityön edellyttämiä kohtaamisia.
perehdy IT:stä vastaavan tahonne kanssa asiaan ja analysoikaa toimitilojenne langattoman verkon kapasiteetti ja toimivuus hybridityön näkökulmasta
varmista, että ongelmatilanteiden sekä häiriöiden syyt löydetään ja korjataan
keskitetysti valvottu, hallittu ja tuettu lähiverkko mahdollistaa toimivan IT-ympäristön hybridityöhön
Lue lisää modernista lähiverkosta:
Tietoturva uudelle tasolle
Eri kokousympäristöt, viestintäkanavat ja tiedonhallinnan pilvipalvelut yhdistettynä paikattomaan työhön ovat nostaneet tietoturvan vaateet täysin uudelle tasolle. On tärkeää, että tietoturva kulkee mukana joka paikassa. Tietoturvakokonaisuus koostuu monesta eri osa-alueesta. Hybridityön näkökulmasta oleellisia apuja jatkoon antaa kumppani, jonka palveluihin kuuluvat:
kokonaisvaltaiset kommunikaatioratkaisut.
päivitetty ja turvallinen IT-ympäristö, joka toimii kuten sähkö, vesi ja lämpö – tuettuna palveluna.
käyttäjien päivittäistä toimintaa opastava ja tarvittaessa ohjaava ja estävä kyberturvaratkaisu.
Lue lisää kyberturvasta:
2. Paranna vuorovaikutusta — kohtaamiset kunniaan
Hybridipalaveristakin saa onnistuneen
Lähes kaikissa tärkeissä kohtaamisissa toisen näkeminen, kuuleminen ja kokeminen ratkaisevat onnistumisen ja kokemuksen. Hybridityössä yksi tärkeimmistä ratkaistavista asioista on kommunikoida jatkossa siten, että osallistujien fyysisen sijainnin merkitys on mahdollisimman vähäinen. Tämä saadaan aikaan valitsemalla oikea teknologia ja kokousalusta. Toimitilojen ja kotityöpisteiden osalta paras valinta on kokouslaitteisiin pohjautuva ympäristö. Varsinkin silloin kun tavoitteena korkealaatuinen kuva ja ääni. Hybridipalavereiden onnistumiseksi oleellisessa roolissa ovat:
kokoustilojen laitevalinnat – sellaiset, jotka mahdollistavat etäosallistujien aidon läsnäolon
esitysmateriaalit ovat omalla näytöllä ja etäosallistujat toisella
mahdollisuus osallistua mistä vain kaikilla päätelaitteilla
Kokouslaite päihittää läppärin
Suuri haaste etäpalavereissa on oman työaseman käyttö kommunikointivälineenä, eli mikrofonina, kamerana, näyttönä ym. Tämä rajoittaa merkittävästi omaa muuta työskentelyä ja erityisesti myös kokouskokemusta. Tämä käyttötapa on myös työvireyden ja jaksamisen kannalta haasteellinen. Heikkolaatuinen kokouskokemus syö työn tuottavuutta.
Laadukas kuva ja ääni mahdollistavat onnistuneen vuorovaikutuksen
Kautta aikojen tärkeimmät keskustelut ja neuvottelut on aina käyty kasvokkain. Syy tähän on se, että toisen osapuolen tulkinta, häneen vaikuttaminen, huomiointi ja välittäminen ovat kriittisessä roolissa. Se kuinka näet ja kuulet toisen – ja kuinka toinen sinut, ratkaisee jatkon. Kun haluat laadukkaan kuvan ja äänen:
kuvan osalta valaistuksella (suunta, määrä, laatu) on suuri merkitys
äänen laadun ratkaisee akustiikan lisäksi mikrofonien toimivuus ja kaiutinjärjestelmät
mikrofonien sijainnilla on suuri merkitys, kattoon sijoitetulla vältetään taustahälyä
3. Paranna sisäistä viestintää — rönsyt pois ja selkeys tilalle
Monikanavaisuuden oravanpyörä
Infoähky ja viestinnän monikanavaisuus on yksi oleellisin työhyvinvointia syövä tekijä. Organisaation käytössä on usein aivan liian monenkirjava joukko erilaisia viestintäkanavia. Ja osa näistä myös tietoturvan kannalta hyvinkin haasteellisia.
luo, päätä ja jalkauta pelisäännöt selkeään ja johdonmukaiseen viestintään
muista huomioida hybridityötä tekevien ihmisten tavoittaminen ja osallistaminen
valitse teknologia-alustat siten, että käyttö on varmasti helppoa millä tahansa päätelaitteella ja että tietoturva on kohdallaan
Etäjohtamisesta hybridijohtamiseen
Johtaminen on pääosin vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden kehittämistä. Monipaikkaisen työn johtaminen edellyttää jatkossa entistä enemmän laadukkaita kohtaamisia, jokaisen parempaa huomioimista ja yhteisen hybridityökulttuurin aikaansaamista.
mukauta palaverikäytännöt hybridityöhön, eli milloin ja missä tilanteissa kohdataan myös fyysisesti – ja milloin etänä käy hyvin.
luo etäpalavereihin pelisäännöt ja käytänteet esim. kuvan, äänen ja osallistamisen osalta.
aikatauluta ”virtuaalisia käytäväkeskusteluita”, jotta saadaan aikaan tarvittavia satunnaisia kohtaamisia.
Valitse oikea etäkokousalusta
Markkinoilla on suuri määrä erilaisia etäkokousalustoja. Kullakin niistä on vahvuutensa - ja myös heikkoutensa. Alustat kehittyvät jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia tulee tarjolle.
4. Mahdollista parempi etätyö kotona
Kodista työpaikka - kodin ehdoilla
Monella koti on muuttunut työpaikaksi. Asuntojen rakenteet, työtilojen järjestäminen, ja tarvittavien kalusteiden hankkiminen ovat olleet monien työlistalla viimeisen parin vuoden ajan. Erilaisia laitteita, USB-kameroita, lisänäyttöjä ja muita lisätarvikkeita etätyössä onnistumiseen on hankittu. Seuraava askel monilla tulee olemaan työaseman ja kommunikointivälineen erottaminen toisistaan. Huomioi silloin seuraavaa:
Kommunikaatioratkaisu on suurelle osalle etätyöntekijöistä työssä onnistumisen ja työviihtyvyyden tärkein väline. Jos näin on, niin siirry käyttämään ratkaisua, joka varmistaa kohtaamisten laadun.
Paneudu myös siihen, kuinka kodin nettiyhteys ja langaton verkko saadaan pysymään kehityksessä mukana. Pelkkä nopeampi nettiyhteys ei riitä. Nopeuden pitää olla 2-suuntainen ja kodin lähiverkon on toimittava myös.
Moni ei halua kodin näyttävän ATK-huoneelta ja konttorilta johtoineen, eri näyttöineen ja sähköpöytineen. Tutustu uusiin tyylikkäisiin ratkaisuihin, joilla koti pysyy kotina.
Kun kommunikaatioratkaisut toimivat kuvan ja äänen puolesta kaikilla päätelaitteilla, niin voi olla hyvä järjestää sisäisiä palavereita myös ulkoilun ja kävelyn merkeissä. Se voi olla monessa tapauksessa parempi vaihtoehto kuin tuijottaa ruudulta exceleitä, joiden vieressä on nimikirjainympyrät.
Tutustu uusiin kotityön laatua nostaviin kommunikaatioratkaisuihin:
4. Ota yhteyttä
Tuntuuko hybridityön kehittäminen hankalalta? Haluaisitko apua kokonaisuuden selvittämisessä? Voimme auttaa yritystäsi kaikissa vaiheissa aina tarpeiden kartoituksesta laitteistojen valintaan, asennukseen ja ylläpitoon asti.