Toimitilat uudistuvat - helpottuuko työ?
Aina silloin tällöin tulee tarve uudistaa toimistoa tai muuttaa uusiin tiloihin.
Syitä on monia: Vanhat tilat jäävät pieniksi. Halutaan parantaa viihtyvyyttä tai lisätä tuottavuutta ja vuorovaikutusta työntekijöiden kesken. Tiivistetään ja säästetään toimitilakustannuksissa.
Oli syy mikä tahansa, jokaisen toimiston uudistusprojektin vetäjän pahin pelko on tämä palaute: “Oli se vanha toimisto kyllä silti parempi.”
Olen nähnyt lukuisia onnistuneita projekteja ja uudenkarheita toimistoja, jotka onnistuvat nostamaan koko työyhteisön fiilistä.
Silti monissa uudistusprojekteissa meinataan tehdä samoja virheitä yhä uudelleen. Toimistosta saattaa tulla todella näyttävän näköinen, mutta työskentely vaikeutuu - erityisesti palavereissa ja tiimityöskentelytilanteissa. Kerronkin tässä blogissa miten vältät nuo tyypillisimmät sudenkuopat.
Näiden asioiden toteuttaminen käytännössä ei ole vaikeaa. Ne täytyy vain ottaa huomioon ajoissa ja panostaa hyvään suunnitteluun.
Varaa riittävästi pieniä neukkareita spontaaniin yhteistyöhön
Tyypillisin haaste uudessa toimistossa on tämä: pieniä neukkareita ei ole tarpeeksi ja näin työntekijöille ei löydy luontevaa paikkaa tehdä tiimityötä pienellä porukalla.
Seurauksena spontaaneja pikapalavereita joudutaan pitämään sellaisissa tiloissa, jotka eivät siihen sovellu: hiljaisen työskentelyn tilassa muita häiriten, varaten koko ison neukkarin parille kolmelle henkilölle tai taukotiloissa. Pahimmassa tapauksissa tiimityötä aletaan vältellä tai lykätä, kun tiloja ei ole riittävästi.
Toinen syy pienten neukkareiden kasvaneelle tarpeelle lienee se, että keskivertoon palaveriin osallistuvien määrä on pienentynyt. Asioita hoidetaan enemmän tiimityövälineillä tai palavereihin osallistutaan etänä.
Usein tämä neukkarien tarve huomataan vasta siinä vaiheessa, kun uudet toimistotilat ovat jo pystyssä. Silloin joudutaan tilaamaan ja rakentamaan lisää pieniä neukkareita, mikä nostaa toimistoprojektin kustannuksia.
Varaa siis tarpeeksi pieniä neukkareita uusiin tiloihisi. Monesti se alunperin ajateltu 2-3 neukkaria ei riitä!
Toimiva tilanvaraus jouhevoittaa työskentelyä
Kuten sanottua, uudessa toimistossa tarvitaan pieniä neukkareita erityisesti spontaaneille palavereille.
Tee spontaanin palaverin pitäminen työntekijöille mahdollisimman helpoksi. Tähän auttaa neuvotteluhuoneen ovella oleva varausnäyttö, josta varaustilanteen näkee saman tien. Jos neukkari on vapaa, työntekijä voi klikata huoneen varatuksi yhdellä napautuksella. Varausnäyttö luonnollisesti juttelee kalenterisovelluksen kanssa.
Jos toimistosi on siirtymässä kopeista avokonttoriin, tämä pointti on erityisen relevantti.
Mieti neukkarien tekniikka ajoissa
Toimistojen uudistusprojekteissa mennään usein visuaalinen puoli edellä. Käytettävyyttä huomataan miettiä vasta sitten, kun toimisto on valmis ja välineiden kanssa tulee ongelmia.
Valitettavan usein käy niin, että neukkareihin valitaan tyylikkäät ja brändiin sopivat pöydät ja tuolit. Vasta sitten ruvetaan miettimään, mihin television, kaiuttimien, videoneuvottelulaitteiden, ynnä muiden johdot tulevat.
Tuossa tilanteessa on pienin paha porata upouusiin pöytiin reiät johdoille ja pöytäkaivoille, jotta kokoustaminen olisi sujuvaa jatkossa.
Fiksuinta on miettiä AV-tekniikkaa jo hyvissä ajoin, ennen kuin toimistoa varten aletaan tekemään sisustussuunnitelmia ja huonekaluvalintoja.
Uuden toimiston taukotilat
Toimistollenne tulee varmaankin myös sohvia ja taukotila, jossa voi jutustella?
Usein vasta projektin päätteeksi huomataan, että tällaisissakin tiloissa tarvitaan näyttöjä ja videoneuvotteluvälineitä.
Jos tekniikka tuodaan paikalle jälkikäteen, lopputulos ei ole paras mahdollinen: ylimääräisen näköisiä kaapeleita ja näyttöjä lojuu muuten viimeisen päälle tehdyssä toimistossa.
Yksi taukotilojen toteutus, josta asiakkaamme ovat kovasti pitäneet, on jatkuva videoyhteys yrityksen toimipisteiden välillä. Tämä pieni käytännön toimi auttaa poistamaan siiloja sekä luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta eri toimipisteiden työntekijöiden välille.
Näin johdat toimiston uudistusprojektia
Miten ratkaiset kaikki äsken mainitut ongelmat? Suunnittele toimistosi uudistusprojekti huolellisesti, valitse sopivat kumppanit ja tee tiivistä yhteistyötä heidän kanssaan.
Toimistojen muutoille ja uudistusprojekteille tyypillisin yhteinen nimittäjä on kova kiire. Muutolle on varattu aikaa 2-3 päivää, tyypillisesti viikonloppu. Jos tulee yllätyksiä, projekti venyy.
Tarvitaan hyvää projektinhallintaa.
Tässä kaksi vinkkiä toimiston uudistusprojektin johtamiseen:
1. Nimitä päävastuullinen
On äärimmäisen tärkeää, että talon sisällä on yksi päävastuullinen, joka pitää kaikki langat käsissään toimiston uudistukseen liittyen. Tämä päävastuullinen on yhteyshenkilö sekä talon sisällä että toimittajien suuntaan. Hän tietää, mitä tapahtuu ja milloin.
2. Ota kaikki mukaan ajoissa
Suunnittelussa ja toteutuksessa häärii tyypillisesti monta toimittajaa. Sen ei tarvitse olla ongelma. Projektin vetäjän kannattaa järjestää heti aloituspalaveri, ja kerätä yhden pöydän ääreen kaikki uudistusprojektissa mukana olevat tahot, niitä voivat olla esimerkiksi:
Yrityksen toimitilavastaava
Yrityksen IT-tuki
Sisustussuunnittelija
AV-tekniikasta vastaava
Kalustetoimittajat
Näin eri toimittajat voivat vaihdella yhteystietoja ja keskustella projektin vetäjän kanssa siitä, missä järjestyksessä kaikki tehdään ja miten osaset saadaan loksahtamaan yhteen.
Jos tätä ei tehdä, on vaarana että tietyt osa-alueet unohtuvat kokonaan. Esimerkiksi sisustussuunnittelijalla on iso rooli tilaratkaisuissa ja ilmeen luonnissa, mutta hän saattaa unohtaa ottaa huomioon arkipäivän käytännön tilanteet.
Tämä nopeuttaa uudistusta tai muuttoa, kun asioita ei tarvitse tehdä moneen kertaan. Hyvä suunnittelu vaikuttaa luonnollisesti myös loppukustannuksiin.
Optimitilanteessa ei tarvitse kuin kantaa kamat uuteen toimistoon ja jatkaa työskentelyä.
Saattaa kuulostaa perusasialta, mutta siksi tämä onkin niin tärkeää!
Modernissa toimistossa tunne ja käytettävyys ruokkivat toisiaan.
Parhaimmillaan uusi toimisto nostaa koko henkilöstön fiilistä ja ammattiylpeyttä, kun kaikki sekä näyttää hyvältä että toimii paremmin kuin vanhalla konttorilla.
Työntekijät kiittävät ja projektin vetäjä saa sulan hattuun, kun kaikki toimi ajallaan ja kustannukset pysyivät hanskassa.
Tämä ei todistettavasti ole mahdotonta.
