Hyvän sähköpostin kaava

Ovatko kirjoittamasi sähköpostit tajunnan virtaa? Kiireessä roiskaiset asiasi eteenpäin mahdollisimman pian. Tällaiset viestit ovat aivan mahdottomia tulkita oikein. Ne vievät hurjasti lukijan aikaa ja energiaa. Herättävät enemmän kysymyksiä kuin antavat vastauksia. Ohje ei mene oikein perille, sävyäsi ei tulkita oikein ja saat vain ryöpyn kiukkuisia jatkokysymyksiä. Tee jatkossa näin:

1. Päätä mielessäsi ydinsanoma

Mikä on asiasi? Tee se itsellesi selväksi ja kiteytä tärkein, mitä haluat sanoa, ensin yhteen virkkeeseen. Mietitään sitten vasta, millaiseen pakettiin se laitetaan.

2. Viestin oikea rakenne

Alkutervehdyksen luettuaan vastaanottajan tulee päästä kartalle, mitä asiasi koskee. Anna siksi lyhyt alkubrief lauseella, parilla miksi kirjoitat tai mitä asiasi koskee. Jos vastaat aiempaan viestiin, älä oleta, että lukija lukee koko aiemman viestiketjun, vaan kiteytä tähän sinun osuutesi asiaan.

Tämän jälkeen kerrot vastauksen tai päätöksen. Erityisesti kielteiset päätökset on perusteltava. Vaikeat asiat kerrotaan aina kasvokkain, ei sähköpostilla. Jos tarvitset kuitenkin ”mustaa valkoisella”, voit vahvistaa asian sähköpostilla tapaamisen jälkeen.

Seuraavaksi annat toimintaohjeen tai mistä saa lisätietoja. Jos tarvitset lisävastauksia, numeroi kysymyksesi,  jolloin lukijan on helpompi muistaa vastata jokaiseen haluamaasi kysymykseen. Jos asiallasi on deadline, kirjoita esimerkiksi haluavasi vastauksen viimeistään 1.7., eikä johonkin mennessä, sillä jälkimmäisestä ollaan aina eri mieltä, kuuluuko päivämäärä mukaan vai ei. Eikä siihen sitä paitsi ole edes oikeaa vastausta.

Sähköpostin tulee olla selkeä ja helposti ymmärrettävä. Laita siksi vaikeat lakitekstit ja kauppaehdot liitteiksi sanomaan – älä tuo niitä itse viestiin pidentämään ja vaikeuttamaan punaisen langan löytämistä.

Herkullisesta ateriasta jää hyvä maku suuhun. Tehdään niin sähköposteissakin! Loppuun voit kirjoittaa aina jotain kannustavaa, voit onnitella, toivottaa tai kiittää. Eikä enää tarvitakaan muuta, kuin lopputervehdys, nimesi ja yhteystietosi.

3. Tarkista ydinsanoma ja sävy

Kun kaikki on sanottu, tarkistat, onko alussa päättämäsi ydinsanoma varmasti mukana. Koeta lukea viestisi ulkopuolisena ja tarkista, saako siitä haluamasi käsityksen sisällön ja sävyn puolesta. Ethän komenna, töksäytä, aliarvioi, pihtaa tietoja tai tukista? Sähköposteissa asioilla on tapana paisua ja negatiivistua! Viestien tulisi siksi olla tunneväriltään vähintäänkin neutraalista lämpimään.

Koska olemme kaikki sokeita omille kirotusvihreillemme, on aina hyvä vilauttaa viestiä kaverille. Ja nyt voit painaa enteriä rauhallisin mielin.

Comment